납품 확인서
납품 확인서란 거래처 또는 발주자 등 주문받은 물품을 납품했다는 사실을 증명하기 위해 작성하는 문서입니다. 회사에서 대리점을 운영할 때 납품이 제대로 이루어지고 있는지에 대해 확인하기 위한 용도로 쓰이고,
- 물품을 생산하는 업체
- 물품을 유통하는 업체
- 프랜차이즈
등등 여러 곳에서 쓰이고 있습니다. 납품업체와 발주자등 거래처 간에 분쟁을 대비하기 위해 납품확인서를 작성하고 보관해 둔다고 합니다. 그러면 납품 확인서를 작성하려면 양식을 알아야 하는데요.
납품 확인서 양식
찾아보니 납품 확인서 양식은 정해진 양식이 없다고 하며, 필요한 항목과 내용을 토대로 작성하면 됩니다.
- 기본정보 : 작성자 이름, 직급 및 부서명, 작성일자 등
- 업체정보 : 업체명 및 상호명, 업체주소, 대표자이름 등
- 납품확인정보 : 납품일자, 물품명, 수량, 단가 등
기본적인 양식은 이렇게 진행되며, 필요한 정보는 추가적으로 작성해 주시면 되겠습니다.
납품 확인서 필요한 이유
납품 확인서가 필요한 이유는 회사는 매출이 발생하게 되며, 이에 따르는 수익을 통해 운영을 하게 되어 있습니다. 서비스, 제품 등등 회사가 가지고 있는 아이템으로 수익이 발생하게 되는데, 그것을 물품 또는 인력으로 가정했을 때, 실제 납품은 이루어졌는데 언제 어떻게 어떤 물품을 몇 개를 납품했는지 명확하게 나오지 않으면 상황이 애매해질 수 있습니다. 가끔 세금 계산서로 대체하면 되냐는 말이 있는데 세금계산서를 늦게 발행할 경우 문제가 생길 수 있고 세금계산서는 자세한 내용을 작성할 수 없어 많은 문제가 될 수 있다고 합니다.
위에 얘기를 했던 거처럼 납품 확인서는 거레처에 물품을 납품했을 때 해당 업체의 담당자, 거레처, 발주자 등 납품을 했다는 사실을 증명하기 위한 문서이며 물건에 따른 정상구동 여부도 확인한 후 납품 확인을 했다고 사인을 받는 경우도 있습니다.
납품 확인서 주의사항
납품 확인서는 정해진 양식이 없기 때문에 회사 내부에 규정한 서식으로 작성해 여러 개의 납품 확인서가 있는 걸 확인할 수 있습니다. 회사에서 규정한 서식으로 작성해도 무방하며, 작성 중 주의해야 할 상황이 있는데 주의해야 할 상황으로는 정확하게 개수, 수량, 사이즈, 품목 등등 오타 없이 꼼꼼하게 작성해야 합니다. 상세 내용까지는 굳이 작성을 안 하셔도 발주서에 물품에 대한 상세 내용이 작성되어 있습니다. 납품 확인서를 작성 후 다시 한번 체크를 하며 상부의 결제를 받으시면 됩니다. 한 번에 많은 제품들을 발주를 하게 되면 금액도 커지며 잘못작성하면 수십수억의 피해가 올 수 있으니 피해를 예방하기 위해 꼼꼼히 작성하며 상부의 결제가 필요합니다.
이처럼 납품확인서는 엄청 중요한 문서중 하나이니 작성하실 때는 반드시 수량이나 품목, 가격 등등 잘못 작성한 거 없는지 꼼꼼히 확인 후 사용하시길 바라며, 회사에 규정한 서식 또는 무료로 제공되는 양식을 사용하시면 처음이라도 편하게 작성할 수 있을 겁니다.